オフィス移転の流れ・スケジュール

Step 1.

計画する

オフィス移転を成功させるためには、綿密な計画の立案が不可欠です。
検討が必要となる、さまざまな事項をあらかじめ確認したうえで、移転予定の6ヶ月前までに計画をはじめましょう。

オフィス移転の目的を明確にする

オフィス移転の計画をたてるにあたって、まずは最も重要な移転の目的を明確にしましょう。

現オフィスの現状を把握する

オフィス移転により現在抱えている問題点や不満を解決するためには、現オフィスの問題点を明確にする必要があります。各スペースの面積やレイアウト･OA機器の使用状況、書類の量、照明や空調などの環境条件を調査しましょう。

移転先オフィスの条件をチェックする

移転計画をスムーズに進めるために、移転先オフィスに求める条件を事前にチェックしておきましょう。

オフィス移転のスケジュールを作成する

効果的かつスムーズにオフィス移転を進めるために、必要な作業を整理し、移転日までのスケジュールを作成しましょう。

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オフィス移転計画段階でのチェックリスト

オフィスの移転計画を立て終えたら、以下のチェックリストを活用し各プロセスが漏れなく終えられているかを確認しましょう。

現在のオフィスで行うべきこと、移転先のオフィス探しの際に必要なことなどが一覧できるようになっているか確認を行います。

Step 2.

オフィスを選ぶ

快適なオフィスを探すためには、物件情報の収集、そしてオフィス市場の把握が重要です。
できる限りたくさんの情報を収集し、比較検討の材料にしましょう。

物件情報の収集、賃貸オフィス市場の把握

事業内容やオフィス移転の目的に基づき、設備や立地、コストなどの条件に優先順位をつけ、賃貸オフィス市場の状況および物件情報の収集をしましょう。
ご希望の条件を当社にご相談いただければ、ご要望にあった物件をご紹介いたします。

移転候補オフィスの内覧

移転候補としたオフィスは必ず現地で内覧し、実際に働くことをイメージしながら広さや環境などをチェックしましょう。 内覧会を実施するオフィスもございます｡最新の情報は当社にお気軽にお問い合わせくださいませ。

オフィス選びでのチェックリスト

オフィス選びは、物件情報のリスト化と内覧が主な活動です。ポイントは、オフィスに求める要件に優先順位をつけることです。立地・賃料・間取りなど、どの要件を重視するかを決めておくことで内覧の順序も決めやすくなるでしょう。

Step 3.

オフィスを決める

ご希望に沿った移転先オフィスが決まったら、いよいよお申込みとなります。
お申込みからご契約の手順をご紹介いたします。

入居申込の準備

入居申込書には、会社名･住所･代表社名・業務内容などの企業情報をご記入の上ご提出いただきます。頂いた内容に基づき、ビルのオーナー様と調整を行います。
同時に、移転先のオフィスの内装についてもプランニングに着手しましょう。（下記4.をご参照ください。）

重要事項のご説明

テナント様、オーナー様の契約条件が整うと、賃貸借契約が成立するまでのあいだに、当社の宅地建物取引主任者より、重要事項(建物・設備・契約の内容など)について記載した書面(重要事項説明書)の交付によるご説明を行います。

契約について

賃貸借契約書の内容は、物件により一様ではありません。条項のすべてをチェックし、疑問点があれば事前に当社にご相談ください。必要があれば内容を調整していきます。
また、契約締結時には預託金(敷金)が必要になります。そのほかにも、印鑑証明や会社謄本などの書類の準備も必要です。

新しいオフィス契約時のチェックリスト

新しいオフィスを契約する際は、契約条項の全てに必ず目を通しましょう。

Step 4.

内装プランニング

移転先オフィスのお申込みとあわせて、新オフィスの内装のプランニングを始める必要があります。

各スペースの検討･確保

会議室や事務スペース、役員室など、業務上必要な数や広さを整理しておきましょう。

オフィスレイアウト

働きやすい環境を実現するには、照明や空調などの条件や、どのように配置すれば業務やコミュニケーションが効率的に行えるかなどを考慮して、レイアウトを決定していきます。
ITネットワークなどの再構築や、将来のレイアウト変更への対応も考えたうえで電気系統や照明などを配置します。また、空調の配置に関しては消防法などの制約に注意する必要があります。
オフィスレイアウト時の確認事項は多岐にわたります｡当社ではオフィス移転のご相談にあわせ、当社専門のスタッフが対応させていただきます。

オフィス家具の選定・発注

主なオフィス家具には、デスク、チェア、会議室テーブル、応接室のテーブルやソファなどがあります。オフィス家具によって室内の雰囲気は大きく変わるため、シック、カジュアル、モダンなど、事前にコンセプトを決めておきましょう。

最近は、机を固定しないフリーアドレスや、集中力が増すとされるスタンディングデスクなどを導入する企業も増えています。
オフィス家具は企業の働き方や生産性にも影響するため、デザインだけでなく機能性もチェックして選ぶことが大切です。

予算シミュレーション

実際にどのくらいコストが掛かるのかシミュレーションしてみましょう。

内装プランニング時のチェックリスト

内装は業務上必要な機能を洗い出すほか、オフィス家具の統一感を意識することが理想的なオフィスづくりのポイントです。

Step 5.

引っ越し業者の選定

引っ越し業者を選定する際は、どこまでの作業に対応しているかを確認しましょう。例えば、荷物を運ぶだけでなく不用品の廃棄やオフィス家具の組み立て、電話やWi-Fiの工事などにまで対応する業者もあります。ただし、依頼する内容が多くなればそのぶん費用も高くなるので、予算との兼ね合いも考えておきましょう。

また、オフィス移転では経営にかかわる重要な書類も運ぶので、「引越安心マーク」を取得している業者がおすすめです。引越安心マークは、全日本トラック協会が優良な引っ越し業者のみを認定して使用を許可するもので、セキュリティ面なども含め安心して引っ越しを任せられます。

Step 6.

移転前後の手続きと、新オフィスの運用とチェックリスト

オフィス移転の前後には、お申込みやご契約以外にもさまざまな手続きが必要になります。以下のチェックリストを活用し、効率的な運用管理を行いましょう。

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オフィス移転に係る届出や手続き

移転日から決められた期間内に、各種公的機関をはじめ各所に対し届出や手続きが必要になります｡漏れや遅れのないように余裕を持って準備を進めましょう。

新オフィスの運用維持管理

新オフィスの効率的な活用や円滑な運用管理のために、マニュアル化やデータベース化を図りましょう。

オフィスの移転手続きでは、法務局や税務署など多くの公的機関に住所変更等の届出を行う必要があります。チェックリストを活用し届出の漏れを防ぎましょう。